Mit einem Redaktionssystem zur effizienten Technischen Dokumentation

Was ist ein Redaktionssystem?

Ein Redaktionssystem ist eine Software, die Autoren und Redakteure bei der Erstellung, Verwaltung und Publikation von Inhalten unterstützt. Dabei ist der Begriff nicht eindeutig:

• Im Journalismus und Verlagswesen bezeichnet er Systeme, mit denen Redaktionen ihre Artikel, Layouts und Veröffentlichungen planen und steuern.

• In der Technischen Dokumentation hingegen geht es um etwas anderes: um XML-basierte Systeme, die Produktinformationen modular verwalten und in verschiedenen Ausgabekanälen publizieren können.

Ein Redaktionssystem für Technische Dokumentation unterscheidet sich grundlegend von klassischen Textverarbeitungsprogrammen: Inhalte werden nicht als lange, unflexible Dokumente geschrieben, sondern in Themenbausteine (Topics) zerlegt. Diese lassen sich mehrfach wiederverwenden, kombinieren und in verschiedene Formate ausgeben – zum Beispiel als PDF, Online-Hilfe, Mobile-App oder für Content-Delivery-Portale.

Das Ergebnis:

• Effizienz in der Erstellung, weil Inhalte nur einmal gepflegt werden müssen.

• Konsistenz, da Änderungen automatisch in allen Ausgabekanälen übernommen werden.

• Zukunftssicherheit, weil Inhalte strukturiert, maschinenlesbar und erweiterbar bleiben.

Ein Redaktionssystem erleichtert die Arbeit enorm – besonders, wenn Inhalte modular erstellt, mehrfach wiederverwendet und in allen Formaten ausgegeben werden können. Genau das bietet COSIMA von DOCUFY.

Demo buchen

Auswahlkriterien für ein Redaktionssystem

Die Auswahl eines Redaktionssystems für Technische Dokumentation ist eine strategische Entscheidung: Das System soll viele Jahre im Einsatz bleiben, in bestehende Prozesse passen und künftige Anforderungen erfüllen. Folgende Kriterien sollten Unternehmen unbedingt prüfen:

• XML-Standard und Modularität
  Unterstützt das System eine XML-basierte, modulare Arbeitsweise, damit Inhalte mehrfach wiederverwendet werden können?

• Single Source Publishing
  Lassen sich Inhalte aus einer Quelle in verschiedene Ausgabekanäle publizieren – von PDF und Print bis zu Online-Portalen oder mobilen Anwendungen?

• Skalierbarkeit und Variantenmanagement
  Kann das System mit wachsenden Produktportfolios umgehen und Produktvarianten effizient abbilden – etwa im Maschinenbau mit komplexen Konfigurationen?

• Übersetzungsmanagement
  Gibt es Schnittstellen zu Translation-Memory-Systemen, um Übersetzungen effizient und kostensparend zu organisieren – ein Muss in globalen Branchen wie der Medizintechnik?

• Layout- und Design-Flexibilität
  Können Redakteure Layouts im Corporate Design gestalten und für unterschiedliche Zielgruppen oder Ausgabekanäle variieren?

• Integration in bestehende IT-Landschaften
  Lässt sich das Redaktionssystem mit PLM-, PIM- oder ERP-Systemen verbinden, um konsistente Datenflüsse zu sichern?

• KI- und Zukunftsfähigkeit
  Unterstützt das System moderne Ansätze wie KI-gestützte Assistenzfunktionen, Standards wie iiRDS oder kommende Anforderungen wie den Digitalen Produktpass?

• Individuelle Anforderungen
  Für besonders große Teams und individuelle Prozesse bietet COSIMA for Enterprise ein flexibles XML-Redaktionssystem

Demo buchen

Redaktionssysteme im Vergleich – worauf Unternehmen achten sollten

Wer ein Redaktionssystem für Technische Dokumentation einführen möchte, steht oft vor einer großen Auswahl an Anbietern. Damit Sie die richtige Entscheidung treffen, sollten Sie Systeme anhand klarer Kriterien vergleichen. Die folgenden Fragen helfen dabei, Unterschiede sichtbar zu machen:

Inhalts- und Metadatenstruktur

Ein zentrales Kriterium ist, wie Inhalte im System organisiert werden. Gute Redaktionssysteme ermöglichen modulares Arbeiten mit Topics und die Vergabe von Metadaten, sodass Inhalte flexibel wiederverwendet und gefiltert werden können.
COSIMA setzt genau hier an und bietet eine klare Struktur für Themenbausteine, die mehrfach genutzt werden können.

Ausgabeformate und Kanäle

Prüfen Sie, welche Ausgabeformate unterstützt werden: PDF, Print, Web oder mobile Ausgaben. Nur wenn Ihr System Multikanal-Publishing ermöglicht, können Sie alle Zielgruppen bedienen.
COSIMA erlaubt Single Source Publishing – Inhalte werden einmal erstellt und in verschiedensten Formaten publiziert.

Schnittstellen und Integration

Ein Redaktionssystem ist keine Insel. Fragen Sie nach Schnittstellen zu bestehenden Systemen wie PIM, PLM oder Translation-Memory-Systemen.
COSIMA bietet praxisbewährte Integrationen, sodass sich Ihre Dokumentation nahtlos in bestehende IT-Landschaften einfügt.

Rollen und Nutzerverwaltung

Gerade in größeren Unternehmen arbeiten oft mehrere Abteilungen an Dokumentationen. Ein gutes System bietet daher eine klare Rechte- und Rollenverwaltung.
COSIMA unterstützt kollaboratives Arbeiten mit abgestimmten Workflows.

Layout und Corporate Design

Einheitliches Layout ist entscheidend für die Nutzererfahrung und das Markenbild. Prüfen Sie, wie flexibel Layouts im Corporate Design gestaltet werden können.
Mit dem DOCUFY Layouter können Redakteure Layouts selbst gestalten und auf Knopfdruck anpassen – für Print, PDF oder Web.

Zukunftssicherheit und Standards

Ihre Investition soll viele Jahre Bestand haben. Achten Sie darauf, dass das System Standards wie iiRDS unterstützt und Entwicklungen wie den Digitalen Produktpass berücksichtigt.
COSIMA ist bereits heute auf diese Anforderungen ausgelegt und wird kontinuierlich weiterentwickelt.

Unterstützung durch Partner

Die Einführung eines Redaktionssystems ist für viele Unternehmen ein komplexes Projekt. Neben der Auswahl des richtigen Systems spielen auch Prozesse, Schnittstellen und Change Management eine wichtige Rolle. Hier ist es sinnvoll, erfahrene Beratung an der Seite zu haben.

Unsere Partner kothes und tecteam unterstützen Unternehmen dabei, Anforderungen zu analysieren, Systeme zu vergleichen und die passende Lösung erfolgreich einzuführen. So stellen Sie sicher, dass Sie nicht nur ein Tool einführen, sondern eine nachhaltige Strategie für Ihre Technische Dokumentation entwickeln.