So funktioniert Technische Dokumentation mit einem CCMS – vom Inhalt bis zur Publikation

Kurz erklärt:
Technische Dokumentation mit einem Component Content Management System (CCMS) folgt nicht mehr dem Prinzip „ein Dokument nach dem anderen“. Stattdessen werden Inhalte als wiederverwendbare Komponenten erstellt, strukturiert verwaltet und entlang eines klaren Prozesses gepflegt, übersetzt und publiziert.

Dieser Artikel zeigt Schritt für Schritt, wie der Dokumentationsprozess mit einem CCMS abläuft und worin der praktische Unterschied zur dokumentenzentrierten Arbeitsweise liegt.

Ausgangspunkt: Warum sich der Prozess ändert

In vielen Unternehmen entsteht Technische Dokumentation historisch dokumentenorientiert:

• ein Handbuch pro Produkt

• Kopien für Varianten

• manuelle Anpassungen

• Übersetzungen auf Dokumentebene

Mit wachsender Produktvielfalt wird dieser Ansatz zunehmend fehleranfällig und aufwendig.
Ein CCMS setzt deshalb an einem anderen Punkt an: nicht beim Dokument, sondern beim Inhalt selbst.

1. Inhalte entstehen als Komponenten – nicht als Dokumente

Der erste und wichtigste Unterschied: In einem CCMS schreiben Redakteur*innen keine fertigen Dokumente, sondern Inhaltsbausteine.

Typische Komponenten sind zum Beispiel:

• Sicherheitshinweise

• Funktionsbeschreibungen

• Arbeitsschritte

• Warnungen oder Voraussetzungen

Praxisbeispiel

Ein Sicherheitshinweis wird einmal als eigenständige Komponente erstellt.
Dieser Hinweis kann anschließend:

• in mehreren Handbüchern

• für verschiedene Produktvarianten

• in unterschiedlichen Sprachen

verwendet werden ohne ihn zu kopieren.

2. Struktur und Regeln geben Orientierung

Damit Inhalte wiederverwendbar bleiben, arbeiten CCMS mit klaren Strukturen und Regeln. Diese legen fest:

• welche Komponenten es gibt

• wie sie aufgebaut sind

• in welchem Kontext sie verwendet werden dürfen

Das wirkt zunächst restriktiv, sorgt aber für:

• konsistente Inhalte

• einheitliche Terminologie

• bessere Verständlichkeit

Praxisbeispiel

Ein Arbeitsschritt folgt immer derselben Struktur:
Voraussetzung → Handlung → Ergebnis.
So sehen alle Prozessbeschreibungen gleich aus, unabhängig davon, wer sie erstellt hat.

3. Wiederverwendung und Variantenmanagement im Alltag

Der größte Effizienzgewinn entsteht durch Wiederverwendung.

Inhalte werden:

• einmal erstellt

• zentral gepflegt

• automatisch in allen betroffenen Dokumenten aktualisiert

Praxisbeispiel

Eine Produktserie besteht aus zehn Varianten.
90 % der Inhalte sind identisch, nur einzelne Abschnitte unterscheiden sich.

Im CCMS:

• werden gemeinsame Inhalte einmal gepflegt

• variantenspezifische Komponenten gezielt ergänzt

• Änderungen wirken sich sofort überall aus

4. Übersetzungen als integrierter Prozess

In einem CCMS sind Übersetzungen kein nachgelagerter Einzelschritt, sondern Teil des Prozesses.

Übersetzt werden:

• einzelne Komponenten

• nicht komplette Dokumente

Bereits übersetzte Inhalte können wiederverwendet werden.

Praxisbeispiel

Ein Warnhinweis wurde bereits in fünf Sprachen übersetzt.
Wird er in einem neuen Dokument verwendet, müssen diese Sprachen nicht erneut übersetzt werden.

Das spart:

• Zeit

• Kosten

• Koordinationsaufwand

5. Publikation in verschiedene Kanäle

Da Inhalte medienneutral vorliegen, können sie für unterschiedliche Ausgabekanäle genutzt werden, zum Beispiel:

• PDF-Handbücher

• Online-Hilfen

• Serviceportale

• mobile Anwendungen

Die Darstellung wird beim Publizieren gesteuert – nicht beim Schreiben.

Praxisbeispiel

Ein und derselbe Inhalt erscheint:

• im PDF ausführlich formatiert

• online als kompakte Hilfe

• mobil gekürzt und angepasst

Ohne den Inhalt mehrfach zu pflegen.

6. Einordnung aus der Praxis

In Unternehmen mit variantenreichen Produkten und hohen Anforderungen an Konsistenz kommen häufig XML-basierte CCMS zum Einsatz.

COSIMA von DOCUFY ist ein Beispiel für ein solches CCMS. Es unterstützt den beschriebenen Prozess von der strukturierten Inhaltserstellung über Varianten- und Übersetzungsmanagement bis zur Publikation in verschiedene Kanäle.

Fazit: Der eigentliche Mehrwert liegt im Prozess

Ein CCMS verändert nicht nur das Werkzeug, sondern die Art zu arbeiten.
Der Fokus verschiebt sich:

• vom Dokument

• hin zu wiederverwendbaren Inhalten und klaren Prozessen

Dieser Ansatz erfordert Umdenken, ermöglicht aber eine skalierbare, konsistente und zukunftssichere Technische Dokumentation.

Weiterführend

• Was ist ein CCMS?

• Wann lohnt sich ein CCMS in der Technischen Dokumentation?

• Ist ein CCMS zu komplex? Eine ehrliche Einordnung

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Es unterstützt die strukturierte Erstellung und Wiederverwendung technischer Inhalte, Variantenmanagement, Übersetzungsprozesse sowie die Publikation in verschiedene Ausgabeformate. COSIMA wird eingesetzt, wenn Unternehmen komplexe oder variantenreiche Produkte dokumentieren und Inhalte konsistent, skalierbar und medienneutral verwalten möchten.