Was ist Technische Dokumentation?
Hersteller sind verpflichtet, Technische Dokumentation bereitzustellen, damit ihre Produkte sicher genutzt werden können. Technische Dokumentation umfasst alle Unterlagen, die notwendig sind, damit ein Produkt (Maschine, Anlage, Gerät, Software) sicher, verständlich und regelkonform genutzt werden kann. Dazu zählen Betriebs- und Gebrauchsanleitungen, Wartungshandbücher, Montageanleitung, Transportanleitung, Ersatzteilinformationen oder digitale Hilfesysteme.
Für Technische Redakteurinnen und Redakteure ist klar: Technische Dokumentation ist mehr als eine Pflichtaufgabe. Als zentraler Bestandteil des Produkts schafft die Technische Dokumentation Vertrauen, erfüllt Standards und reduziert Risiken. Gleichzeitig begleitet sie alle Unterlagen während des gesamten Lebenszyklus eines Produkts – von der Entwicklung bis zum After-Sales.
Und je nach Art des Produkts steigen die Anforderungen erheblich. Inhalte müssen heute mehrsprachig verfügbar sein, sich schnell aktualisieren lassen und auf unterschiedlichen Kanälen bereitstehen – von der klassischen Anleitung bis zum interaktiven Portal. Die entscheidende Frage lautet daher: Wie lässt sich Technische Dokumentation effizient und zukunftssicher gestalten?
Inhaltsverzeichnis
Ob Richtlinien, Varianten oder Mehrsprachigkeit – die Anforderungen wachsen stetig. Damit Sie gezielt einsteigen können, finden Sie hier die wichtigsten Themenbereiche auf einen Blick.
- Dokumentarten in der Praxis: Was sind Beispiele für Technische Dokumentation?
- Aufbau und Inhalte: Wie schreibe ich eine gute Technische Dokumentation?
- Technische Dokumentation erstellen: Schritte im Überblick
- Die Rolle der Technischen Redaktion
- Anforderungen & Normen
- Herausforderungen in der Technischen Dokumentation
- Software für Technische Dokumentation
- Vertiefende Artikel & Praxisbeispiele
Beispiel für eine Technische Dokumentation und typische Struktur
Die Technische Dokumentation umfasst sämtliche Unterlagen, die ein Produkt während seines gesamten Lebenszyklus begleiten – von der Entwicklung bis zum After-Sales. Sie wird in den meisten Fällen vom Hersteller verantwortet und häufig von spezialisierten Redakteur*innen erstellt, die Informationen aus Entwicklung, Service und Produktmanagement bündeln.
Typische Bestandteile sind:
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Betriebs- und Montageanleitungen: sie beschreiben, wie das Produkt sicher installiert, in Betrieb genommen und genutzt werden kann. Mehr zum Thema Betriebsanleitungen erstellen.
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Wartungs- und Serviceunterlagen: diese sichern die Funktionsfähigkeit des Produkts über viele Jahre.
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Sicherheits- und Warnhinweise: elementar, um Risiken beim Umgang mit dem Produkt zu minimieren.
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Installations- und Konfigurationsanleitungen helfen dabei, Produkte korrekt in Betrieb zu nehmen.
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Konformitätserklärungen und CE-Kennzeichnung belegen, dass der Hersteller die rechtlichen Anforderungen an Sicherheit und Dokumentation seines Produkts erfüllt.
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Digitale Zusatzinhalte: wie Online-Hilfen oder Apps, die klassische Anleitungen und Unterlagen ergänzen.
Konkretes Beispiel: Aufbau einer Technischen Dokumentation für eine Maschine
Ein Beispiel für eine Technische Dokumentation im Maschinenbau könnte wie folgt strukturiert sein:
- Titelblatt mit Produktbezeichnung und Herstellerangaben
- Einleitung mit bestimmungsgemäßer Verwendung
- Sicherheitshinweise und Gefahrenkennzeichnung
- Montage- und Installationsanleitung
- Bedienungsanleitung
- Wartungs- und Servicehinweise
- Ersatzteilliste
- Konformitätserklärung
Dieses Beispiel zeigt, wie eine Technische Dokumentation aufgebaut sein kann. Je nach Branche, Produktart und gesetzlichen Anforderungen können Umfang, Struktur und Inhalte variieren. Entscheidend ist, dass die Dokumentation vollständig, verständlich und normkonform erstellt wird.
Solche Anleitungen und Unterlagen sichern die richtige Nutzung des Produkts und sind oft gesetzlich vorgeschrieben. Die Herausforderung für Ersteller liegt darin, diese Dokumente zielgruppengerecht aufzubereiten und zugleich rechtliche Vorgaben und Normen einzuhalten. Die Verantwortung für diese Unterlagen liegt beim Hersteller. In der Praxis sind es jedoch häufig spezialisierte Ersteller wie Technische Redakteur*innen, die die Informationen aus verschiedenen Abteilungen bündeln und in konsistenter Form aufbereiten.
Eine vollständige Dokumentation trägt dazu bei, dass Produkte nicht nur nutzerfreundlich, sondern auch rechtlich abgesichert und marktfähig sind.
Aufbau und Inhalte der Technischen Dokumentation
Eine Technische Dokumentation lebt von einer klaren Gliederung und nachvollziehbaren Informationsbausteinen. Nur wenn die einzelnen Bestandteile logisch angeordnet und konsistent formuliert sind, finden Nutzer*innen schnell die Informationen, die sie benötigen. Der Aufbau einer Technischen Dokumentation orientiert sich an grundlegenden Prinzipien, die in nahezu allen Branchen gelten:
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Verständlichkeit: Texte müssen klar, präzise und zielgruppengerecht formuliert sein.
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Vollständigkeit: Alle sicherheitsrelevanten Informationen und Anwendungsfälle müssen enthalten sein.
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Rechtliche Absicherung: Abhängig vom Produkt greifen Gesetze, Richtlinien und verbindliche Standards – zum Beispiel die Maschinenrichtlinie im Maschinenbau, die MDR in der Medizintechnik oder die Niederspannungsrichtlinie für Elektrogeräte.
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Modularität und Wiederverwendung: Dokumentationsbausteine sollten so gestaltet sein, dass sie mehrfach genutzt, gepflegt und in verschiedenen Formaten publiziert werden können.
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Zielgruppenorientierung: Ob Servicetechniker, Endanwenderin oder Administrator – jede Zielgruppe benötigt die Informationen in einer passenden Form.
Je nach Branche und Produkt kommen weitere Anforderungen hinzu, z.B.:
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Maschinen- und Anlagenbau: Betriebsanleitungen nach Maschinenrichtlinie mit klarer Definition der bestimmungsgemäßen Verwendung.
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Elektrotechnik: Sicherheitsanforderungen nach Niederspannungsrichtlinie.
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Medizintechnik: Strenge Vorgaben nach MDR, inklusive formaler Kriterien wie Medium, Lesbarkeit und Anpassung an Zielgruppen.
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Software: Produkthaftungsrecht und ggf. datenschutzrechtliche Vorgaben.
Neben diesen Prinzipien gibt es typische Bestandteile einer Technischen Dokumentation, die sich je nach Branche und Produkt ergänzen oder variieren können.
Beispiel für den Aufbau einer Technischen Dokumentation
Ein Beispiel für die Struktur einer Technischen Dokumentation verdeutlicht, wie diese Prinzipien in der Praxis umgesetzt werden können:
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Titelblatt & rechtliche Angaben – enthält Produktbezeichnung, Herstellerinformationen, Versionsnummer und rechtliche Hinweise.
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Einleitung & Produktübersicht – stellt das Produkt vor, definiert den Zweck und zeigt die Zielgruppen.
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Sicherheitshinweise & Warnhinweise – fasst Gefahrenquellen zusammen und erklärt Schutzmaßnahmen.
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Bedienung & Funktionsbeschreibung – bietet Schritt-für-Schritt-Anleitungen für Installation, Nutzung und Betrieb.
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Wartung & Pflege – beschreibt regelmäßige Maßnahmen zur Sicherstellung von Sicherheit und Langlebigkeit.
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Fehlerbehebung – unterstützt bei der Diagnose und Behebung typischer Störungen.
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Anhang – Glossar, Abkürzungsverzeichnis, technische Zeichnungen, Ersatzteillisten.
Gute Anleitungen zeichnen sich durch präzise Formulierungen, nachvollziehbare Schritte und eine logische Gliederung aus. So entsteht eine Dokumentation, die gleichermaßen verständlich, regelkonform und praxistauglich ist – und damit den Ansprüchen von Anwender*innen, Unternehmen und Gesetzgebern gerecht wird.
Jedes Unternehmen hat eigene Anforderungen an Aufbau und Informationsstruktur. Wie andere Firmen diese Herausforderung meistern, zeigen unsere Praxisbeispiele.
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Überwinden Sie manuelle Prozesse, mangelnde Konsistenz und aufwendiges Managen von Varianten beim Erstellen Ihrer Technischen Dokumentation. Mit dem Redaktionssystem COSIMA von DOCUFY nutzen Sie strukturierte und automatisierte Workflows sowie leistungsstarke Funktionen, die Ihre Redaktion entlasten. So sparen Sie Zeit und Geld und sichern die Qualität Ihrer Dokumentation nachhaltig.
Technische Dokumentation erstellen: Schritte im Überblick
Eine gute Technische Dokumentation entsteht nicht zufällig, sondern folgt einem klaren Prozess. Wer strukturiert vorgeht, spart Zeit, vermeidet Fehler und sorgt dafür, dass die Texte für alle Zielgruppen verständlich und zuverlässig sind. Eine vollständige Dokumentation schützt Hersteller vor Haftungsrisiken und unterstützt die CE-Kennzeichnung. Für das Erstellen von Technischer Dokumentation greifen Redakteurinnen auf verschiedene Tools zurück – von Terminologie-Management bis hin zu Redaktionssystemen.
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Zielgruppenanalyse – Bevor Texte entstehen, sollte klar sein, welche Zielgruppen mit dem Produkt arbeiten und welche Informationen sie benötigen. Jede Zielgruppe benötigt einen anderen Detailgrad.
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Informationen sammeln – Alle relevanten Informationen stammen aus unterschiedlichen Abteilungen wie Entwicklung, Produktmanagement oder Service. Die Redaktion bündelt dieses Wissen zentral.
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Struktur und Aufbau festlegen – Ein konsistentes Gliederungsschema bildet die Basis für verständlichen und wiederverwendbaren Content.
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Normen und Anforderungen berücksichtigen – Rechtliche Vorgaben, Branchenstandards und interne Richtlinien müssen von Beginn an eingehalten werden.
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Publikation und Verteilung – Die fertige Dokumentation sollte in allen benötigten Formaten bereitgestellt werden – vom klassischen Handbuch bis zur Online-Hilfe.
Praxis-Tipp: Mit einem XML-Redaktionssystem lassen sich diese Schritte konsistent abbilden – von der modularen Inhaltserstellung über normgerechte Workflows bis hin zur automatisierten Ausgabe.
Wer erstellt Technische Dokumentation? Die Rolle der Technischen Redaktion
Hinter jeder guten Technischen Dokumentation steht ein eingespieltes Redaktionsteam. Ersteller von Technischer Dokumentation sind dafür verantwortlich, komplexe Informationen so aufzubereiten, dass sie für die jeweilige Zielgruppe verständlich, vollständig und normgerecht sind.
Ihre Arbeit umfasst mehr als das Schreiben: Sie koordinieren Input aus Entwicklung, Produktmanagement und Service, prüfen gesetzliche Anforderungen und sorgen dafür, dass Dokumente konsistent bleiben – über Varianten, Sprachen und Produktgenerationen hinweg.
Eine moderne Technische Redaktion arbeitet methodisch und interdisziplinär. Redaktionsteams schaffen klare Workflows, strukturieren Texte modular und sorgen mit Prozesssicherheit für nachvollziehbare Qualität. Damit tragen Redakteur*innen direkt zu Produktsicherheit, Kundenzufriedenheit und Wettbewerbsfähigkeit bei.
Technische Redaktion: Die wichtigste Abteilung im Unternehmen
Anforderungen & Normen in der Technischen Dokumentation
Normen und Standards bilden das Fundament jeder Technischen Dokumentation. Welche Vorgaben im Detail gelten, hängt stark von Branche, Produkt und Zielmärkten ab: Während im Maschinenbau andere Regelwerke greifen als in der Medizintechnik oder bei Software, kommen beim Export zusätzliche nationale Anforderungen hinzu. Gleichzeitig entwickeln sich bestehende Richtlinien weiter – insbesondere im Hinblick auf digitale Formate und den Austausch intelligenter Informationen. Die CE-Kennzeichnung ist nur möglich, wenn die Technische Dokumentation den rechtlichen Anforderungen genügt und Hersteller müssen sicherstellen, dass ihre Produkte mit vollständigen Unterlagen ausgeliefert werden.
Einige zentrale Regelwerke sind unter anderem:
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IEC/IEEE 82079-1 – Kernnorm für Gebrauchsanleitungen
Internationale Grundlage für Nutzungsinformationen. Seit der Überarbeitung 2019 mit stärkerem Fokus auf Zielgruppenorientierung, Verständlichkeit, digitale Medien und die Qualifikation von Redakteur*innen. -
VDI 2770 – Digitale Herstellerinformationen
Standardisiert die Struktur und Klassifikation digitaler Dokumente und erleichtert so die Wiederverwendung und den Austausch – besonders relevant in komplexen Anlagen und Prozessen. -
ISO 20607 – Maschinenbau
Ergänzt die IEC/IEEE 82079-1 mit spezifischen Anforderungen an Risikodarstellung und Sicherheitshinweise, um Anleitungen im Maschinenbau rechtssicher und nachvollziehbar zu gestalten. -
ISO/IEC 26511–26515 – Software-Dokumentation
Richtlinien für Erstellung, Übersetzung, Qualitätssicherung und Usability von Software-Dokumentationen – zugeschnitten auf agile Entwicklungszyklen und internationale Teams. -
iiRDS – Austausch intelligenter Informationen
Moderner Standard für maschinenlesbare, modular aufgebaute Textbausteine inklusive Metadaten. Er gewinnt besonders im Kontext von Industrie 4.0 und Wissensmanagement an Bedeutung.
Diese Auflistung erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Neben den Genannten gibt es zahlreiche weitere branchenspezifische Regelwerke – etwa zur Risikobewertung, Sicherheitskennzeichnung oder Online-Hilfe. Unternehmen sollten ihre Prozesse deshalb regelmäßig prüfen und rechtzeitig an neue Entwicklungen anpassen.
Der Trend ist eindeutig: Digitale Standards wie VDI 2770 oder iiRDS gewinnen an Relevanz. Wer heute in strukturierte, standardkonforme Dokumentationsprozesse investiert, stellt nicht nur die rechtliche Compliance sicher, sondern schafft auch Effizienz und Zukunftsfähigkeit.
Mehr erfahren zu Normen für Technische Dokumentation.
Praxis-Tipp
Standards lassen sich in komplexen Dokumentationsprojekten nur dann konsistent umsetzen, wenn Komponenten modular aufgebaut und zentral verwaltet werden. Ein XML-Redaktionssystem wie COSIMA unterstützt Sie dabei, Workflows normgerecht abzubilden, Versionierungen revisionssicher zu steuern und Content medienneutral auszugeben.
Herausforderungen in der Technischen Dokumentation
Wer Technische Dokumentation erstellt, kennt die Spannungsfelder aus erster Hand. Einerseits gilt es, Informationen verständlich und anwenderfreundlich aufzubereiten. Andererseits müssen rechtliche Vorgaben, Richtlinien und interne Prozesse eingehalten werden. Hinzu kommen branchenspezifische Besonderheiten, die zusätzliche Anforderungen mit sich bringen. Viele Teams arbeiten noch mit isolierten Tools wie Textverarbeitung oder Tabellen, die für komplexe Dokumentation schnell an ihre Grenzen stoßen. Ein spezialisiertes Redaktionssystem ersetzt diese Insellösungen durch integrierte Tools, die nahtlos zusammenspielen.
Zu den häufigsten Herausforderungen zählen:
- Zeitdruck: Produktentwicklungen laufen parallel, während die Doku zum Liefertermin fertig sein muss.
- Mehrsprachigkeit: Texte müssen oft in zehn oder mehr Sprachen übersetzt werden – bei engen Deadlines und begrenztem Budget.
- Versionierung: Produktänderungen führen zu ständigen Anpassungen, die über viele Dokumente hinweg konsistent umgesetzt werden müssen.
- Komplexität: Unterschiedliche Zielgruppen (Endanwender, Service, Fachpersonal) verlangen nach unterschiedlichen Dokumentationsarten.
- Richtlinien & Standards: Vorgaben wie DIN 82079-1 oder die Maschinenrichtlinie müssen erfüllt werden, Fehler können rechtliche Folgen haben.
Für Technische Redakteurinnen und Redakteure bedeutet das: Sie bewegen sich permanent zwischen Effizienz, Präzision und Rechtssicherheit. Ohne klare Strukturen und geeignete Werkzeuge wird die Dokumentation schnell zum Flaschenhals.
Von Herausforderungen zu Erfolgen:
Unsere Kunden erzählen von ihren SuccessStories
MAN Truck & Bus
Nutzfahrzeughersteller
MAN Truck & Bus startet mit COSIMA und DOCUFY Layouter – Eine Erfolgsgeschichte
Stefan Gobitz-Pfeifer, Abteilungsleiter Customer & Service Documentation
Siemens Healthineers
Medizintechnik
Siemens Healthineers setzt für effiziente Medizinprodukt-Dokumentation auf COSIMA – Eine Erfolgsgeschichte
Christian Deschner, Senior Key Expert und Product Manager
Koenig & Bauer
Druckindustrie
Von der Stückliste zur Technischen Dokumentation
Heiko Kern, Technischer Redakteur bei Koenig & Bauer
Keine Ergebnisse
Software für Technische Dokumentation
Technische Dokumentation ist keine Randaufgabe, sondern ein zentraler Bestandteil des Produktlebenszyklus. Wer Inhalte in mehreren Sprachen, Varianten und Formaten bereitstellen muss, stößt mit klassischen Werkzeugen schnell an Grenzen.
Ein modernes Redaktionssystem unterstützt nicht nur beim Erstellen und Verwalten der Unterlagen, sondern bietet auch zahlreiche Funktionen, die den Arbeitsalltag erleichtern: von automatisierten Workflows über Versionskontrolle bis hin zu Schnittstellen für Übersetzung und Content Delivery. Gerade Hersteller mit komplexen Produkten profitieren davon, weil sie ihre Dokumentation schneller, konsistenter und normgerecht bereitstellen können.
Ein XML-Redaktionssystem bildet dafür den methodischen Rahmen: Workflows werden klar definiert, Verantwortlichkeiten transparent gesteuert und rechtliche Anforderungen zuverlässig umgesetzt. So entsteht eine Dokumentation, die effizient erstellt und nachhaltig gepflegt werden kann.
Warum Software für Technische Dokumentation unverzichtbar ist
Technische Dokumentation ist weit mehr als die Bereitstellung von Handbüchern. Sie dient als Wissensbasis, rechtliche Absicherung und Serviceangebot zugleich. Ohne spezialisierte Software geraten Redaktionsprozesse jedoch ins Stocken: Informationen werden mehrfach gepflegt, Übersetzungen kosten unnötig Zeit und Geld, und Änderungen lassen sich nur schwer nachvollziehen. Eine Software für Technische Dokumentation schafft hier Strukturen, die Effizienz, Transparenz und Zukunftsfähigkeit sichern.
Vorteile einer spezialisierten Technischen Dokumentation Software
Der größte Vorteil liegt in der Modularisierung: Komponenten werden einmal erstellt und vielfach genutzt. Das reduziert Redundanzen und steigert die Konsistenz über alle Publikationen hinweg. Hinzu kommen Funktionen wie zentrale Verwaltung, flexible Ausgabeformate und Unterstützung bei Normen in der Technischen Dokumentation. Unternehmen gewinnen dadurch nicht nur Geschwindigkeit, sondern auch die Sicherheit, dass ihre Dokumentation jederzeit aktuell und verlässlich bleibt.
XML-Redaktionssystem: Die Basis moderner Dokumentationsprozesse
Ein XML-Redaktionssystem verbindet technische Standards mit redaktionellen Methoden. Es ermöglicht die medienneutrale Erstellung von Textbausteinen, die nahtlos in verschiedene Formate publiziert werden können – vom klassischen Handbuch bis zur digitalen Online-Dokumentation. Gleichzeitig bildet es Workflows ab, die für Klarheit im Team und die Einhaltung regulatorischer Vorgaben sorgen. Eine spezialisierte Software für die Technische Redaktion vereint Methoden, Workflows und Tools, die speziell auf die Anforderungen der Abteilung zugeschnitten sind. Damit ist es die technologische Grundlage für eine skalierbare Strategie.
Mehr über COSIMA, das XML-Redaktionssystem für professionelle Technische Dokumentation
XML-Redaktionssystem: Der Standard für moderne Dokumentation
Ein XML-Redaktionssystem ist weit mehr als nur ein Werkzeug zur Texterstellung – es ist das Fundament effizienter Technischer Dokumentation. Inhalte werden modular gespeichert, unabhängig von Layout oder Ausgabekanal. So lassen sich Texte, Grafiken und Anleitungen mehrfach nutzen, konsistent pflegen und flexibel für verschiedene Zielgruppen publizieren.
Der entscheidende Vorteil: Struktur statt Chaos. Inhalte werden klar gekennzeichnet und versioniert, sodass jederzeit nachvollziehbar bleibt, welche Informationen gültig sind. Gleichzeitig behalten Sie die volle Flexibilität, Inhalte für unterschiedliche Varianten, Märkte und Sprachen auszusteuern.
Ein XML-Redaktionssystem wie COSIMA schafft damit die Basis, auf der Redakteurinnen und Redakteure effizient, revisionssicher und zukunftsorientiert arbeiten können – vom kleinen Team bis zum globalen Konzern.
Mehr über XML-Redaktionssysteme & deren Mehrwert mit COSIMA erfahren
So unterstützt Sie ein XML-Redaktionssystem
Modularisierung für maximale Wiederverwendung
Anleitungen, die jedes Mal von Grund auf neu erstellt werden, kosten Zeit und bergen Fehlerquellen. Mit COSIMA zerlegen Sie Ihre Inhalte in Module, die flexibel kombiniert und wiederverwendet werden können. So müssen Texte nur einmal erstellt und gepflegt werden – Änderungen wirken sich automatisch in allen relevanten Dokumenten aus.
Das Ergebnis: weniger Aufwand, mehr Konsistenz und eine enorme Zeitersparnis bei der Erstellung und Pflege Ihrer Technischen Dokumentation.
Mehr erfahren über Modularisierung
Variantenmanagement effizient umsetzen
Wenn Produkte immer vielfältiger werden, steigt auch die Komplexität der Dokumentation. Mit COSIMA behalten Sie den Überblick: Inhalte werden modular organisiert und durch intelligente Gültigkeitsregeln automatisch der passenden Produktvariante zugeordnet. So entstehen passgenaue Dokumentationen auf Knopfdruck – egal ob für Serienprodukte oder individuelle Sonderanfertigungen. Das spart Zeit, reduziert Fehler und macht selbst komplexe Variantenstrukturen beherrschbar.
Revisionssicherheit jederzeit gewährleisten
Technische Dokumentation lebt von Klarheit und Nachvollziehbarkeit. Mit COSIMA behalten Sie alle Änderungen im Blick: Versionierung sorgt dafür, dass Inhalte eingefroren und neue Revisionsstände automatisch erzeugt werden. So entsteht eine lückenlose Historie, die jederzeit abrufbar ist.
Auch der Freigabeprozess ist transparent gestaltet. Fachabteilungen können Korrekturen einfach im Web-Client prüfen und kommentieren, während die Redaktion den Überblick behält. Mit integrierten Vergleichsfunktionen erkennen Sie Unterschiede zwischen Dokumentständen sofort – selbst in umfangreichen Handbüchern. Das Ergebnis: Dokumentation, die verlässlich, aktuell und revisionssicher ist.
Reviewprozesse optimieren
Korrekturschleifen gehören zum Alltag der Technischen Redaktion – oft sind sie zeitaufwendig und unübersichtlich. Mit dem COSIMA Review Client lassen sich diese Prozesse deutlich vereinfachen: Fachabteilungen wie Produktmanagement oder Entwicklung prüfen Inhalte direkt im Browser, kommentieren sie und geben Rückmeldung, ohne selbst in COSIMA geschult zu sein.
Die Redaktion behält den Bearbeitungsstatus jederzeit im Blick und vermeidet endlose E-Mail-Ketten oder unklare Abstimmungen. Das Ergebnis sind schnelle, strukturierte Reviews, die Qualität sichern und Zeit sparen.
Übersetzungen von Technischer Dokumentation: Mehrsprachigkeit effizient steuern
Internationale Märkte verlangen nach Dokumentation in vielen Sprachen – doch Übersetzungen sind oft teuer und zeitaufwendig. Mit COSIMA übersetzen Sie nur die Inhalte, die wirklich neu oder verändert sind. Das reduziert den Aufwand erheblich und spart bis zu 80 % der Kosten.
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Technische Dokumentation ist ein weites Feld – von rechtlichen Anforderungen über redaktionelle Methoden bis hin zu intelligenten Softwarelösungen. Um Ihnen den Einstieg zu erleichtern, haben wir für Sie weiterführende Inhalte zusammengestellt: Praxisbeispiele, vertiefende Artikel und konkrete Lösungen, die zeigen, wie moderne Dokumentation gelingt.
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Alles Wichtige rund um die Technische Dokumentation – FAQ
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Zur Technischen Dokumentation zählen alle Informationen, die für den sicheren und effizienten Gebrauch eines Produkts notwendig sind. Dazu gehören Bedienungsanleitungen, Wartungs- und Serviceunterlagen, Sicherheitshinweise, Ersatzteilinformationen, Installationsanleitungen sowie Schulungsunterlagen.
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Eine zentrale Grundlage ist die DIN EN 82079-1, die Regeln für das Erstellen von Gebrauchsanleitungen definiert. Je nach Branche greifen weitere Vorschriften, etwa die Maschinenrichtlinie 2006/42/EG im Maschinenbau oder die EU-MDR in der Medizintechnik. Ergänzend sind Normen wie ISO 12100 (Sicherheit von Maschinen) oder IEC 82079-1 relevant. Diese Standards stellen sicher, dass Dokumentationen rechtssicher, verständlich und international einsetzbar sind.
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Erfolgreiche Dokumentation basiert auf modular aufgebauten Inhalten, klarer Terminologie und verständlicher Sprache. Illustrationen und Grafiken helfen, komplexe Sachverhalte zu erklären. Ein XML-basiertes Redaktionssystem unterstützt dabei, Normen einzuhalten, Inhalte wiederzuverwenden und Übersetzungen effizient zu managen.
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Die Kosten hängen stark vom Umfang, der Anzahl der Sprachen und der Komplexität des Produkts ab. Mit modularen Inhalten und Softwareunterstützung lassen sich jedoch bis zu 50 % Zeit und Kosten einsparen – vor allem bei Übersetzungen, Varianten und Updates.
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Office-Programme sind für einfache Dokumente geeignet, stoßen aber bei komplexen Projekten an Grenzen. XML Redaktionssysteme (oder Component Content Management Systeme, CCMS) bieten Funktionen wie Variantenmanagement, Versionierung, automatisierte Ausgaben und integrierte Übersetzungs-Workflows. Damit sind sie skalierbarer, effizienter und normkonformer als klassische Office-Lösungen.
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Künstliche Intelligenz unterstützt Redaktionen zunehmend bei Routineaufgaben: Sie hilft, Inhalte schneller zu klassifizieren, Terminologie zu prüfen, Übersetzungen vorzubereiten oder Varianten automatisch zuzuordnen. Systeme wie COSIMA von DOCUFY setzen KI ein, um den Dokumentationsprozess zu beschleunigen und Redakteur:innen Freiraum für inhaltliche Qualitätssicherung zu geben.
