Terminologiemanagement in der Technischen Dokumentation: So sichern Sie Konsistenz

In Kürze: Terminologiemanagement ist die systematische Erfassung, Definition und Verwaltung von Fachbegriffen in einem Unternehmen. Es sorgt dafür, dass technische Redaktion, Entwicklung, Übersetzung und Service dieselbe Sprache sprechen. Das ist die Grundlage für konsistente, normkonforme und gut übersetzbare Dokumentation. Redaktionssysteme wie COSIMA integrieren die Terminologieverwaltung direkt in den Redaktionsprozess, statt sie als separate Insellösung zu betreiben.

In der technischen Dokumentation ist Konsistenz entscheidend, um Missverständnisse zu vermeiden und die Qualität der Inhalte zu sichern. Hier kommt das Terminologiemanagement ins Spiel, das die systematische Erfassung, Definition und Verwaltung von Fachbegriffen umfasst. Durch ein strukturiertes Terminologiemanagement wird sichergestellt, dass alle Beteiligten dieselbe Sprache sprechen und einheitliche Begriffe verwenden. Dieser Artikel beleuchtet die wesentlichen Aspekte des Terminologiemanagements und zeigt, wie Unternehmen von einem durchdachten Ansatz profitieren können.

Was ist Terminologiemanagement?

Terminologiemanagement bezieht sich auf die Planung, Steuerung und Organisation von Fachbegriffen innerhalb eines Unternehmens. Es geht darum, relevante Begriffe zu identifizieren, einheitliche Benennungen festzulegen und ein unternehmensweit gültiges Wörterbuch mit Anwendungsregeln zu erstellen. Ein effektives Terminologiemanagement sorgt dafür, dass alle Dokumente konsistent sind und Missverständnisse vermieden werden.

Ein zentrales Element des Terminologiemanagements ist die Terminologiedatenbank. Diese Datenbank dient als zentrale Quelle für alle Fachbegriffe und deren Definitionen. Sie ermöglicht es, Begriffe schnell nachzuschlagen und sicherzustellen, dass alle Beteiligten dieselbe Terminologie verwenden. Die Datenbank sollte regelmäßig aktualisiert und gepflegt werden, um sicherzustellen, dass sie immer auf dem neuesten Stand ist.

Ein weiteres Ziel des Terminologiemanagements ist die Festlegung präziser und verständlicher Definitionen für jedes Fachwort. Begriffe werden nicht nur dokumentiert, sondern zusätzlich mit Beispielen aus der Praxis versehen, damit ihre richtige Verwendung klar wird. So können technische Redakteure, Übersetzer und andere Beteiligte Falschinterpretationen vermeiden und die Begriffe in ihren jeweiligen Kontexten korrekt einsetzen. Rückmeldungen von Fachexperten helfen dabei, Unklarheiten frühzeitig zu identifizieren und zu beseitigen.

Der Aufbau und die Pflege eines Terminologie-Glossars, in dem alle definierten Begriffe, deren Übersetzungen und Anwendungsregeln enthalten sind, fördern zudem die Qualitätssicherung der technischen Dokumentation. Besonders in Unternehmen, die viele Produktvarianten oder international ausgerichtete Dokumente erstellen, stellt dies eine wichtige Grundlage für ein einheitliches Verständnis aller Beteiligten dar.

Prozess der Terminologieerhebung und Standardisierung

Der Prozess der Terminologieerhebung beginnt mit der Identifikation der relevanten Begriffe. Dabei sollten alle Abteilungen eines Unternehmens einbezogen werden, um sicherzustellen, dass alle wichtigen Begriffe erfasst werden. Nicht nur die technische Redaktion, sondern auch Entwicklung, Produktmanagement, Marketing und Serviceabteilungen liefern wertvolle Impulse, da sie täglich mit spezifischer Fachsprache in Berührung kommen. Besonders in Betrieben, die viele Produktvarianten oder Individualisierungen bieten, ist die frühe Einbindung aller Bereiche entscheidend.

Sobald relevante Begriffe gesammelt sind, werden diese auf ihre Bedeutung, den bevorzugten Gebrauch und mögliche Synonyme hin überprüft. Die Begriffe werden dahingehend analysiert, ob sie doppelt vorkommen, missverständlich sein könnten oder ob mehrere Synonyme im Umlauf sind. Die Auswahl der bevorzugten Begriffe erfolgt in enger Abstimmung zwischen Redaktion, Fachexperten und Übersetzern. Ähnliche oder gleichbedeutende Begriffe werden kritisch hinterfragt und das Glossar um klare Verwendungsregeln ergänzt, um Wiederholungen und Inkonsistenzen zu vermeiden.

Nach der Identifikation schaut das Terminologie-Team auf typische Anwendungsbeispiele. Durch die Zuordnung von sprechenden Beispielen zu jedem Begriff kann dokumentiert werden, in welchen Kontexten die jeweilige Fachsprache zu nutzen ist und in welchen nicht. Dies verbessert die Nachvollziehbarkeit und dient als praktische Handreichung sowohl für technische Autoren als auch für Übersetzer und neue Mitarbeitende.

Die Standardisierung ist ein fortlaufender Prozess. Es ist ratsam, die Begriffslisten und Definitionen in regelmäßigen Abständen zu überprüfen und anzupassen. Besonders bei neuen Produktentwicklungen oder Erweiterungen von Systemen müssen oft neue Begriffe aufgenommen und bestehende aktualisiert werden. Die nachhaltige Pflege stellt sicher, dass die Datenbank lebendig und nutzbar bleibt. Ein strukturierter Überprüfungsprozess – etwa im Rahmen von jährlichen Terminologiegremien oder in wiederkehrenden Workshops – sichert die kontinuierliche Aktualität und Akzeptanz der Terminologie.

Es empfiehlt sich zudem, eine Versionshistorie zu führen, in der Änderungen und die Gründe für neu eingeführte oder angepasste Begriffe dokumentiert sind. Das erleichtert nicht nur zukünftige Wartungsarbeiten, sondern gibt auch allen Beteiligten die notwendige Nachvollziehbarkeit bei Rückfragen oder später auftretenden Unstimmigkeiten.

Terminologiemanagement im Redaktionssystem: Der Unterschied zur Insellösung

Viele Unternehmen starten mit einer separaten Terminologiedatenbank – einer Excel-Liste oder einem eigenständigen Glossar-Tool, das losgelöst vom eigentlichen Redaktionsprozess gepflegt wird. Das Problem: Ohne Anbindung an das System, in dem tatsächlich geschrieben wird, bleibt Terminologiearbeit Theorie. Begriffe werden definiert, aber im Redaktionsalltag nicht konsequent geprüft oder durchgesetzt.

Redaktionssysteme wie COSIMA, das XML-basierte Component Content Management System (CCMS) von DOCUFY, lösen dieses Problem, indem sie die Terminologieverwaltung direkt in den Autorenworkflow integrieren. Der Redakteur legt fest, welche Begriffe – bevorzugte, gesperrte oder synonyme Benennungen – in der Dokumentation verwendet werden dürfen, und das System weist während des Schreibens direkt darauf hin. Ergänzend lassen sich Begriffe mit Definitionen und, wo hilfreich, mit Bildern zur visuellen Beschreibung versehen.

Besonders wirksam wird das im Zusammenspiel mit dem Authoring Memory: Erkennt COSIMA ähnliche oder bereits vorhandene Formulierungen, schlägt es passende, terminologiekonforme Textbausteine zur Wiederverwendung vor, so dass die nicht Redakteure unbewusst neue Varianten für denselben Sachverhalt „erfinden“ können. So wird die einmal abgestimmte Terminologie nicht nur dokumentiert, sondern aktiv im Schreibprozess durchgesetzt.

Auch für die Übersetzung zahlt sich die Integration aus: Der DOCUFY Translation Service überträgt Inhalte aus COSIMA per Machine Translation (z. B. DeepL) direkt im Redaktionsprozess, ohne Systemwechsel und ohne Export. Da die abgestimmte Terminologie bereits im Quellsystem korrekt hinterlegt ist, wandert sie konsistent in die Übersetzung, statt sich mit jeder Sprache neu zu verwässern.

Reicht das integrierte Terminologiemanagement in COSIMA für die eigenen Anforderungen nicht aus, etwa weil unternehmensweite Sprachrichtlinien über einzelne Redaktionssysteme hinweg gelten sollen oder ein spezialisiertes Tool bereits im Einsatz ist, lässt sich COSIMA nahtlos mit hochspezialisierten Terminologie- und Sprachprüfungslösungen verbinden. Über offizielle Partnerschaften sind sowohl Acrolinx als auch Congree direkt im COSIMA-Editor integrierbar: Beide prüfen Texte während des Schreibens gegen definierte Unternehmensstandards und Terminologie, ohne dass Redakteure das System wechseln müssen.

„Durch die Integration von Acrolinx in COSIMA sind die Dokumente in der Ausgangssprache konsistent, was auch die Qualität der Übersetzungen erhöht. Die Konsistenz der Dokumente über alle Produkte hinweg hat sich enorm verbessert.“ — Marko Djordjevic, PLM/CAx Systems Analyst, Spühl GmbH

Vorteile eines effektiven Terminologiemanagements

Ein gut durchdachtes Terminologiemanagement bringt zahlreiche Vorteile mit sich. Zum einen wird die Qualität der technischen Dokumentation erheblich verbessert. Konsistente Begriffe erleichtern das Verständnis und vermeiden Missverständnisse. Zum anderen unterstützen sie die Übersetzung der Dokumentation, da klare Definitionen und Anwendungsbeispiele den Übersetzungsprozess erleichtern.

Durch die Definition einheitlicher Bezeichnungen werden nicht nur interne Abläufe beschleunigt, sondern auch externe Kommunikationskanäle gestärkt. Ein Unternehmen, das über ein gepflegtes Terminologiewörterbuch verfügt, kann Handbücher, Serviceanleitungen und Marketingunterlagen über verschiedene Länder, Produktgenerationen und Teams hinweg konsistent gestalten. Kunden, Techniker und Partner im Außendienst profitieren von einer klaren Sprache ohne interpretationsbedürftige Begriffe.

Insbesondere im Rahmen der Qualitätssicherung werden mit Terminologiemanagement typische Fehlerquellen identifiziert und beseitigt. Dies betrifft zum Beispiel die doppelte Verwendung unterschiedlicher Benennungen für denselben Sachverhalt oder die Übernahme von Begriffen, die in anderen Abteilungen oder Märkten abweichend genutzt werden. Die Reduktion solcher Unstimmigkeiten verbessert die Rechtssicherheit der Dokumentation, was insbesondere bei internationalen Projekten und der Einhaltung von Normen und Richtlinien bedeutend ist.

Auch im Tagesgeschäft der Dokumentationserstellung und Produktentwicklung bringt das Terminologiemanagement sichtbare Vorteile: Redakteure finden schneller passende Benennungen, neue Teammitglieder werden in die Unternehmenssprache eingeführt, und Kompetenzverluste bei Personalwechseln werden minimiert, da zentrale Begriffe validiert und dokumentiert zur Verfügung stehen.

Herausforderungen und Umsetzungshinweise

Die Implementierung eines Terminologiemanagements kann mit unterschiedlichen Herausforderungen verbunden sein. Eine der größten Herausforderungen besteht darin, sämtliche relevanten Stakeholder frühzeitig einzubinden und deren Akzeptanz für die festgelegte Terminologie zu gewinnen. Dies erfordert eine sorgfältige Kommunikation und regelmäßige Motivation der Beteiligten, da besonders Fachexperten aus Entwicklung, Service oder Vertrieb oftmals eigene Sprachregelungen nutzen.

Der Aufbau eines Glossars benötigt Ressourcen: Es muss Zeit für die Durchführung von Workshops, die Sammlung und Abstimmung von Begriffen sowie für die Pflege der Terminologiedatenbank in den Arbeitsalltag eingeplant werden. Die Ernennung eines Terminologie-Verantwortlichen ist ratsam. Diese Person ist nicht nur Ansprechpartner für Rückfragen, sondern koordiniert die Gremienarbeit, dokumentiert Änderungen und leitet die Ausarbeitung von Verwendungsregeln, die im Unternehmen verbindlich gelten sollen.

Ein weiteres Hindernis kann die mangelnde Übersichtlichkeit historisch gewachsener Dokumentationen sein. Hier empfiehlt sich eine initiale Bestandsaufnahme: Zunächst sollten bestehende Begrifflichkeiten analysiert, ein Ist-Zustand dokumentiert und anschließend zusammen mit den Beteiligten Evaluierungsworkshops durchgeführt werden, um Dubletten und Widersprüche zu beseitigen. Die dauerhafte Pflege der Datenbank sichert langfristig den Nutzen der initialen Anstrengungen.

Häufig unterschätzt wird die Bedeutung der Schulung von Mitarbeitenden im Umgang mit der Terminologie. Regelmäßige interne Trainings, E-Learning-Einheiten oder Info-Sessions sorgen dafür, dass neue Begriffe bekannt sind und auch tatsächlich im Arbeitsalltag genutzt werden. Praktische Hilfsmittel wie kompakte Schnellübersichten oder Digitalzugänge über das Redaktionssystem unterstützen Mitarbeitende in der Anwendung.

FAQ zum Thema Terminologiemanagement

Was versteht man unter Terminologie?

Unter Terminologie versteht man die Gesamtheit der Fachbegriffe und deren festgelegte Definitionen in einem Fachgebiet. Diese Begriffe sind standardisiert, um Missverständnisse zu vermeiden und eine einheitliche Kommunikation zu gewährleisten. Im technischen Umfeld ist die Terminologie die Grundlage für Verständlichkeit, Normenkonformität und eine effiziente Übersetzbarkeit.

Was bedeutet Terminologie im Unternehmen?

Im Unternehmenskontext bezieht sich Terminologie auf die spezifischen Fachbegriffe, die innerhalb eines Unternehmens verwendet werden. Diese Begriffe sind entscheidend für die interne und externe Kommunikation und tragen zur Konsistenz und Klarheit der technischen Dokumentation bei. Eine abgestimmte Unternehmens-Terminologie unterstützt die Qualitätssicherung und hilft, Fehler in der Kundenkommunikation sowie im Produkt- und Serviceprozess zu vermeiden.

Was macht ein Terminologe?

Ein Terminologe ist verantwortlich für die Erfassung, Definition und Verwaltung von Fachbegriffen. Er arbeitet eng mit verschiedenen Abteilungen zusammen, um sicherzustellen, dass die Terminologie konsistent ist und den aktuellen Anforderungen entspricht. Zudem pflegt er die Terminologiedatenbank, begleitet Einführungs- und Schulungsprozesse und unterstützt Mitarbeitende sowie Übersetzer im täglichen Umgang mit der Unternehmenssprache.

Wie läuft die Einführung von Terminologiemanagement praktisch ab?

Zu Beginn steht ein Workshop mit allen relevanten Abteilungen, in dem relevante Begriffe gesammelt, bewertet und konsolidiert werden. Anschließend werden diese Begriffe mit Definitionen, Übersetzungen und Beispielen in eine Terminologiedatenbank eingepflegt. Ein interdisziplinäres Gremium überprüft und gibt frei, welche Begriffe offiziell genutzt werden sollen. Begleitende Schulungen sorgen dafür, dass alle Mitarbeitenden über die Neuerungen informiert sind und das Glossar im Alltag anwenden können. Ein Redaktionssystem wie COSIMA erleichtert die technische Integration und das laufende Management, indem es Terminologieprüfung direkt in den Schreibprozess einbindet.

Welche Rolle spielt COSIMA für das Terminologiemanagement?

COSIMA ist ein XML-basiertes Component Content Management System (CCMS), das die Anforderungen an moderne, mehrsprachige und variantenreiche Dokumentation erfüllt. Seine Terminologieverwaltung ist fester Bestandteil des Redaktions-Workflows und erlaubt die zentrale Pflege bevorzugter und gesperrter Begriffe – eng verknüpft mit dem Authoring Memory und dem DOCUFY Translation Service. Dadurch wird die unternehmensweite Konsistenz der verwendeten Begriffe sichergestellt, unabhängig davon, ob technische Dokumentationen, Produktunterlagen oder Softwaretexte erstellt werden.

Konsistente Terminologie beginnt im Redaktionssystem. Erfahren Sie, wie die Terminologieverwaltung von COSIMA bevorzugte und gesperrte Begriffe direkt im Schreibprozess durchsetzt:

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