Redaktionssysteme für technische Dokumentation einführen: Wo entsteht Mehraufwand – und wie lässt er sich reduzieren?

Bei einem Redaktionssystem für technische Dokumentation – fachlich auch als CCMS (Component Content Management System) bezeichnet – entsteht Mehraufwand selten durch das System allein, sondern durch Einführung, Pflege und Prozessumstellung. Wer vor der Entscheidung für ein solches System steht, stellt sich zurecht die Frage: Wie viel Aufwand kommt tatsächlich auf mein Team zu – und wo lässt er sich reduzieren?

Drei Bereiche verursachen dabei den größten Aufwand: die Einführung und Migration bestehender Inhalte, die Umstellung auf modulares, strukturiertes Arbeiten und die laufende Pflege von Metadaten. Alle drei sind real. Keiner davon muss aber ein Grund sein, den Umstieg aufzuschieben.

Aufwandstreiber 1: „Muss ich bei der Einführung alle bestehenden Inhalte neu aufbauen?“

Die Einführung eines solchen Systems bedeutet nicht zwangsläufig einen kompletten Neustart. COSIMA, das XML-Redaktionssystem von DOCUFY, unterstützt einen schrittweisen Migrationsprozess: Bestehende Word-Inhalte lassen sich über Importmechanismen in XML überführen, vorhandene XML-Daten direkt übernehmen, PDF- und Adobe-Dokumente zunächst weiterverwenden. Unternehmen können den Umstieg so sukzessive gestalten, statt die gesamte Dokumentation auf einmal neu aufzubauen.
Auch unstrukturierte PDF-Bestände lassen sich in strukturierte, maschinenlesbare Formate überführen – was bisher manuelle Arbeit bedeutete, wird damit skalierbar und KI-ready nutzbar.

Wie das in der Praxis aussieht, zeigt der Umstieg bei Siemens Healthineers: Dort musste die Migration von Bestandsdaten aus mehreren Altsystemen gleichzeitig, nicht nur aus dem vorherigen XML-Redaktionssystem, sondern auch aus weiteren Quellen wie FrameMaker, Author IT und PDFs in möglichst kurzer Zeit erfolgen.

„Mit viel Erfahrung und Know-how hat das Team von DOCUFY diese Mammutaufgabe gemeinsam mit Siemens Healthineers bewältigt.“
Christian Deschner, Senior Key Expert und Product Manager bei Siemens Healthineers

Kurz gesagt: Der Umstieg erfolgt in Etappen, nicht auf einen Schlag – auch bei komplexen Migrationen aus mehreren Altsystemen gleichzeitig.

Aufwandstreiber 2: „Wie komplex ist die Umstellung auf modulare Dokumentation?“

Modulare Dokumentation klingt zunächst nach einem grundlegenden Umdenken – in der Praxis unterstützt COSIMA diesen Übergang gezielt. Die PI-Klassifikation strukturiert Inhalte systematisch, der Publikationskonfigurator steuert, wie Module zu Dokumenten zusammengesetzt werden. Statt alles auf einmal umzustellen, ermöglicht ein Bottom-up-Ansatz den schrittweisen Einstieg – einzelne Inhalte werden modularisiert, während der Rest zunächst unverändert bleibt.
Zentraler Effekt: Wiederverwendung statt Neuschreiben. Einmal modularisierte Inhalte lassen sich in mehreren Dokumenten nutzen, statt sie mehrfach zu pflegen. Der anfängliche Strukturierungsaufwand zahlt sich dabei aus, sobald das System im Einsatz ist:

„Ich schätze die Arbeit mit COSIMA und insbesondere die Erstellung der Dokumentationen mittels Publikationskonfigurator sehr. Durch die Klassifizierung der Informationen wird der Erstellaufwand vermindert und die Dokumentation steht per Knopfdruck bereit.“
Christian Geisbe, Leitung der Technischen Dokumentation bei der ERO GmbH

Besonders deutlich wird der Effekt bei komplexem Variantenmanagement, wie das Beispiel der CHIRON-Werke zeigt:

„In COSIMA können wir mit unseren Stücklisten aus SAP und einem ausgefeilten Automatisierungsprozess die Technische Dokumentation für jede erdenkliche Maschinenvariante in wenigen Stunden fertigstellen.“
Bernd Rudolf, Leiter der Technischen Dokumentation, CHIRON-Werke GmbH & Co. KG

Kurz gesagt: Modularisierung ist ein schrittweiser Prozess, kein einmaliger Kraftakt – und reduziert nicht nur Doppelarbeit, sondern beschleunigt auch die laufende Publikation spürbar, selbst bei einer hohen Zahl an Produktvarianten.

Aufwandstreiber 3: „Wie viel Zeit kostet die Pflege von Metadaten?“

Auch die Pflege von Metadaten lässt sich vereinfachen. Mit JUNOfy – DOCUFYs Wissensmanagement-Software – werden Inhalte automatisch klassifiziert und in die passende Wissensstruktur eingeordnet, unabhängig von Quelle, Format oder Ausgangsqualität. Vorhandene Metadaten werden übernommen, fehlende sinnvoll ergänzt.
Wo COSIMA die redaktionelle Erstellung und Verwaltung technischer Dokumentation abdeckt, reduziert JUNOfy den manuellen Pflegeaufwand bei der Klassifizierung und Auffindbarkeit von Wissen über Dokumentgrenzen hinweg.

Kurz gesagt: Metadatenpflege muss nicht komplett manuell bleiben – ergänzende KI-Unterstützung reduziert den laufenden Aufwand spürbar.

Fazit: Aufwand verschiebt sich, statt zu verschwinden

Ein Redaktionssystem für technische Dokumentation einzuführen ist kein Aufwand, der sich wegzaubern lässt – aber einer, der sich steuern lässt. Migration, Strukturierung und Metadatenpflege lassen sich schrittweise, planbar und mit den passenden Werkzeugen deutlich reduzieren, statt das Team mit einem kompletten Neustart zu überfordern.

Häufige Fragen zu Einführung Redaktionssystem