Revisionssicherheit statt Verwechslungsgefahr

Die Versionierung ermöglicht das „Einfrieren“ von Inhalten und verhindert so, dass Module und Dokumente ungewollt verändert werden. Darüber hinaus erzeugen Änderungen generell einen neuen Revisionsstand. Das Versionieren gewährleistet eine lückenlose, übersichtliche und bei Bedarf schnell verfügbare Historie.

Klassifikation statt Drag-and-drop

COSIMA erlaubt das Zusammenstellen von Dokumenten aus Topics per Drag-and-drop und das Filtern individueller Anleitungen aus Masterdokumenten. Darüber hinaus können produktspezifische Dokumentationen auf Basis einer Produktkonfiguration vollautomatisch generiert werden. Dies wird durch eine frei konfigurierbare Klassifikation (z. B. PI-Klassifikation nach Prof. Dr. Ziegler) ermöglicht.

Varianz statt Masse

Mit der Gültigkeiten-Funktion ordnen Sie Inhalte Produktvarianten zu – und das auf Modulebene oder für einzelne Textpassagen. Ein Variantenfilter sorgt dafür, dass nur die tatsächlich benötigten Inhalte im Ausgabedokument erscheinen. Das Kopieren von Modulen aufgrund nur geringer Produktunterschiede entfällt.

Sprachenvielfalt statt Kostenexplosion

Das integrierte Übersetzungsmanagement spart Zeit und Geld und garantiert einen hochautomatisierten Workflow. Das System stellt automatisch alle erforderlichen Daten zusammen – so werden nur Module übersetzt, die in der aktuell geforderten Fremdsprache noch nicht vorliegen. Export und Import erfolgen bequem per ZIP-Datei oder Hotfolder. Die standardisierte Übersetzungsschnittstelle COTI wird vollständig unterstützt.

Knopfdruck statt Handarbeit

Die in COSIMA frei konfigurierbare Klassifikation, wie PI oder iiRDS, definiert einen Informationsraum, in dem all Ihre relevanten Informationen abgelegt und eindeutig identifiziert werden können. Der Publikationskonfigurator nutzt diesen Informationsraum und erlaubt Ihnen, ausgehend von einer Produktkonfiguration beliebige Dokumentationen individuell und vollautomatisch zu generieren.

Textbezug statt Gestaltungswirrwarr

Mit IGEL, dem neuen Grafik-Tool in COSIMA, können Sie Positionsnummern an Ihrer Grafik direkt im Redaktionssystem einfügen, ausrichten, verschieben, löschen oder kopieren. Bestehende Bilder ohne Callout-Informationen können Sie während der Überarbeitung in ein IGEL-Bild umwandeln und entsprechend be-igel-n. Um Positionsnummern genau zu setzen, zoomen Sie ganz einfach in geöffnete Bilder hinein- und heraus. Bildlegenden werden automatisch aus den Callout-Informationen erstellt.

KONSTISTENTE TEXTE STATT STILBLÜTEN

In der Terminologieverwaltung legen Sie fest, welche Benennungen in einer Dokumentation oder Publikation verwendet werden und welche nicht. Die Unterscheidung zwischen bevorzugten, gesperrten und zugelassenen Benennungen unterstützt Sie zuverlässig bei der Erstellung, Prüfung und Anpassung Ihrer Dokumente. Während Sie schreiben, vergleicht das Authoring Memory den angefangenen Satz mit bereits vorhandenen Inhalten. Werden Ähnlichkeiten entdeckt, erhalten Sie Vorschläge, wie der betreffende Satz lauten könnte. Beides sorgt für Kontinuität im Schreibstil sowie gleichbleibende Textqualität und spart Aufwand sowie (Übersetzungs-)Kosten.

Blitzkorrektur statt Endlosschleife

Binden Sie andere Fachabteilungen digital und nachvollziehbar in Ihren Reviewprozess ein. Vergeben Sie dazu an Fachexperten die Aufgabe, Dokumente oder Module zu prüfen und zu kommentieren. Die Experten reviewen die Inhalte im intuitiv zu bedienenden Web-Client ganz einfach im Browser, ohne zuvor eine spezielle Software installieren zu müssen. Dabei hat die Redaktion den Bearbeitungsstatus der Aufgaben stets im Blick und kann die fristgerechte Abarbeitung der Reviews kontrollieren.

INFORMATIONSFLUSS STATT MEDIENBRUCH

Binden Sie andere Fachabteilungen digital und nachvollziehbar in die Inhaltserstellung ein. Vergeben Sie dazu an Fachexperten die Aufgabe, initiale Informationen und Inhalte für die Dokumentation beizutragen. Die Experten erfassen ihre Beiträge im intuitiv zu bedienenden Web-Client ganz einfach im Browser, ohne zuvor eine spezielle Software installieren zu müssen. Dabei hat die Redaktion den Bearbeitungsstatus der Aufgaben stets im Blick und kann die fristgerechte Abarbeitung der Beiträge kontrollieren.

Vergleichsvorteil statt Verwirrung

Das Diffing dient dazu, unterschiedliche Versionen und Revisionen von Modulen oder Dokumenten miteinander zu vergleichen. Neue Inhalte werden dabei grün dargestellt, gelöschte Inhalte rot und durchgestrichen – auf diese Art kann jede Inhaltsdifferenz mühelos und übersichtlich erkannt und nachvollzogen werden.

Übereinstimmung statt Diskrepanz

Die Verwaltung von Softwaretexten basiert auf dem Import und Export gewollt gleicher Inhalte in Form von so genannten Resource Files. Deren Verwendung stellt sicher, dass sowohl in der Software als auch in der entsprechenden Dokumentation identische Texte verwendet werden – in der Quellsprache und in den Fremdsprachen.

Klarheit statt Kopfschmerz

Querverweise, die einfach per Drag-and-drop gesetzt werden, lösen durch geschickte Differenzierung das „Kopfschmerzproblem“ Technischer Redakteure: Ist das Verweisziel in der entsprechenden Publikation überhaupt vorhanden? Unverzichtbare Querverweise ohne Zielzuordnung erzeugen eine Warnung und ermöglichen eine schnelle Korrektur. Optionale Querverweise, die „ins Nichts“ führen würden, werden einfach ausgeblendet.

Automatismus statt Aufwand

Publikation ohne Nacharbeit: Das Layout Ihrer Dokumente definieren Sie übergreifend mit Hilfe der Stylesheets. Aus nur einer Datenquelle generieren Sie anschließend vollautomatisch die unterschiedlichsten Ziel- und Ausgabeformate, z. B. TopicPilot, PDF, Word (DOCX), HTML, CHM/Onlinehilfe.

Gestaltungsfreiheit statt Programmieraufwand

Unser sofort einsetzbares Grafik-Tool DOCUFY Layouter unterstützt Sie beim einfachen Gestalten, Anpassen und Verwalten von Ausgabe-Layouts für PDF und Online-Medien. Über das intuitiv bedienbare Webinterface können Sie beispielsweise Änderungen im Corporate Design bei Bedarf jederzeit selbst anpassen, ohne Expertenwissen. Erstellte Layouts können direkt nach COSIMA geladen werden.
 

Automatismus statt manueller Installation

Mit dem DOCUFY Launcher sind Technische Redakteure immer mit den aktuellen Versionen des COSIMA Rich Client und des XML-Editors ausgestattet. So arbeiten alle automatisch mit den zum Server passenden Software-Versionen ohne Wartezeiten oder Unterbrechungen und ohne dass sich die hauseigene IT um die Installation auf den PCs der Anwender kümmern muss. Der Rich Client wird ganz einfach per Knopfdruck installiert und immer aktuell gehalten – ideal für IT-Laien. Zudem können Benutzer über die vom Kunden konfigurierbaren Kacheln des DOCUFY Launcher weitere DOCUFY-Produkte sowie eigene Web-Anwendungen aufrufen.

Regelsicherheit statt Inkonistenz

Schematron-Prüfungen unterstützen Sie dabei, Regeln, z.B. aus Ihrem Redaktionsleitfaden, einzuhalten. Mit ihrer Hilfe lassen sich sehr detaillierte Prüfungen direkt in COSIMA bereits beim Schreiben vornehmen, z.B. bestimmte Schreibweisen in Überschriften. Technische Redakteure erhalten durch die Klassifizierung der Prüfungsergebnisse auch die Information, ob es sich um einen Fehler, eine Warnung oder einen Hinweis handelt. Das Ergebnis: einheitliche, gut lesbare, leicht verständliche Technische Dokumentationen.

Scripten statt klicken

Mit COSIMA Scripting können sich oft wiederholende oder fehleranfällige manuelle Arbeitsschritte ganz einfach automatisiert werden. Die Scripte ermöglichen die schnelle, unkomplizierte Umsetzung neuer Features, unabhängig von neuen COSIMA-Releases, zum Beispiel:
Benachrichtungen über Statuswechsel per E-Mail, SMS etc.;
automatische Auslieferung von Formaten;
zusätzliche Objekttypen;
Datenaustausch mit Fremdsystemen (z. B. SAP)

In einem Training befähigen wir Sie, diese oder andere spezielle Funktionen bei Bedarf einfach selbst zu programmieren, genau nach Ihren Wünschen und Vorstellungen und ganz ohne unsere Hilfe.

Intelligente Arbeitsunterstützung statt Fehlerteufel

COSIMA bietet KI Add-Ons, die Ihnen den Arbeitsalltag erleichtern. So stellt die KI in COSIMA Warn- und Sicherheitshinweise (z.B. nach der SAFE-Regel) und Handlungsanweisungen quasi auf Knopfdruck bereit. Einfach Stichworte eingeben, und die KI generiert daraus automatisch alle benötigten Handlungsschritte bzw. den entsprechenden Warnhinweis in COSIMA. Weitere KI Add-Ons prüfen Ihre Warn- und Sicherheitshinweise auf den korrekten Gefährdungsgrad oder generieren Indexeinträge für das Schlagwortregister.

Blitzschnelle Übersetzung statt lästiger Wartezeiten

Mit dem DOCUFY Translation Service können Sie Übersetzungen von Technischen Dokumentationen und Servicedokumentationen auf Knopfdruck fertigstellen. Der Service ist darauf ausgelegt, den Übersetzungsprozess mit Hilfe von maschineller Übersetzung zu beschleunigen und Kosten zu sparen bei gleichbleibend guter Qualität. Die Vorteile: müheloses Post Editing, benutzerfreundliche Bedienung, blitzschnelle Ergebnisse dank Machine Translation und qualitätsgesicherte Texte durch den Freigabeprozess in COSIMA.